Kompetente/-n Office-Manager/-in mit Fähigkeit zur Akquise (m/w/d)

Sie suchen nach einer Daueranstellung. Sie sind eine starke und positive Persönlichkeit und verhalten sich loyal. Sie integrieren sich harmonisch in die enge Zusammenarbeit zwischen dem Junior und der Geschäftsführung. Sie arbeiten gerne auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zusammen. Sie lieben die positive Konsequenz für alle Seiten, sind offen, zuverlässig, selbstbewusst, krisensicher, strukturiert, kommunikationsstark und managementerfahren. Sie besitzen ein angeborenes Organisationstalent sowie eine schnelle Auffassungsgabe. Sie sind auf der Suche nach einer vielseitigen und anspruchsvollen Herausforderung mit Entwicklungspotential. Sie sind es gewohnt Leistungen zu erbringen, ohne Raubbau an sich selbst vorzunehmen. Sie gehen gut mit unternehmerischen Veränderungen um und wollen in unserem Unternehmen nachhaltig Ihre Fähigkeiten mit viel Engagement einbringen?
Dann sind Sie genau richtig bei uns.

Arbeitsprofil:

• KOORDINATION: Sie sitzen im INSTITUT SOMMER an der Schnittstelle zwischen draußen und drinnen. Mit Ihrer Präsenz führen Sie u.a. Kundengespräche und machen das Unternehmen und seine Leistungen gezielt in der Firmenwelt weiter bekannt.
• VERNETZUNG: Sie vernetzen das INSTITUT SOMMER mit unternehmerischen Foren und finden stetig proaktiv neue Multiplikationsmöglichkeiten für das Institut heraus.
• AKQUISE: Sie unterstützen die Geschäftsführung bei der deutschlandweiten Bekanntmachung des Instituts als systemisches Beratungsunternehmen und helfen bei der Ausbreitung in den dänischen Raum. Sie sind in der Führung von förderlichen und wertschätzenden Akquise-Gesprächen erfahren und können einfühlsam den Bedarf auf der gegenüberliegenden Seite erkennen. Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Akquise- und Vertriebsprozessen.
• VERMITTLUNG: Auch machen Sie den ersten Schritt dazu, unsere Referenten und Coaches an Kammern, Seminaranbieter, Weiter- und Fortbildungsinstitutionen zu vermitteln.
• ZUSAMMENARBEIT: Sie sind die umfassende Unterstützung der Geschäftsführung, in allen die Firma und teils den Privatbereich des Geschäftsführers betreffenden organisatorischen und administrativen Aufgaben. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführerin und dem Junior zusammen und stimmen alle Arbeitsschritte mit der Geschäftsführung ab.
• ÜBERBLICK: Sie arbeiten sich schnell in die fachliche Grundlage des Instituts hinein und sprechen damit die Sprache des Instituts. Sie kommen mit veränderten Arbeitsbedingungen und Aufgaben klar, denn wir sind ein Institut, was sich weiterentwickelt. Deshalb verändert sich immer wieder der Bedarf an Ihrer Zu- und Mitarbeit, je nachdem wie sich das Institut inhaltlich weiterentwickelt.
• SCHNITTSTELLENMANAGEMENT: Selbstständig organisieren Sie Ihr Office- und Schnittstellenmanagement. Dazu gehören die Schnittstellenkommunikation zwischen dem INSTITUT SOMMER, dem Shop, shoppen-bei-anke.de und dem Kulturhof Dretzen, dem Steuerbüro und anderen externen Partnern und Dienstleistern. Sie erledigen gewissenhaft die Geschä Sie übernehmen gerne das interne Schnittstellenmanagement und koordinieren die Kommunikation innerhalb des Instituts. Daher leiten Sie Informationen der Mitarbeiter*innen, Kunden*innen etc. vertrauensvoll an die Geschäftsführerin weiter und sorgen so dafür, dass keine Information liegen bleibt. Sie beherrschen die sensible Termingestaltung, die Organisation und die Überwachung von Terminen sowie von Geschäftsvorgängen und Dienstreisen.
• EIGENVERANTWORTLICHKEIT: Sie telefonieren gerne, nehmen Anliegen entgegen und verarbeiten diese weitgehend selbstständig. Sie bereiten die Informationen verständlich auf und geben wichtige Informationen umgehend an die Geschäftsführerin weiter. Auch haben Sie ein Gespür für das jeweilige Anliegen, weil Sie sich gut in Ihr Gegenüber hineindenken können. Sie erkennen die Möglichkeiten für das INSTITUT SOMMER und reagieren dementsprechend förderlich.
• ORGANISATIONSSTARK: Sie organisieren Erstgespräche von Neukunden, finden Podcast-Gäste, kümmern sich um Raumvermietungen und übernehmen Organisationstätigkeiten, die rund um stattfindende Seminare, Workshops und Events, Tagungen und Raumvermietungen anfallen.
• Auch nehmen Sie sich der vorbereitenden Buchhaltung sowie der Angebotserstellung an, die mit dem Programm SevDesk leicht durchzuführen ist. Rechnungsstellung geschieht in der Regel in Abstimmung mit dem Junior. Kommunikation mit dem Personalbüro, Dienstleistern, den Kunden, den Anrufern des INSTITUT SOMMER runden den organisatorischen Part Ihrer Arbeit ab. Sie arbeiten Hand in Hand mit dem Geschäftsführer die Ablage ab.

Für welches persönliche Profil ist diese Stelle geeignet?

• Sie haben ein Auge für das Wesentliche und sehen wo es Ihre Zuarbeit braucht.
• In Ihrem Arbeiten sind Sie selbstständig und eigeninitiativ.
• Sie verfügen über eine hohe Eigenverantwortung und haben Freude im Team zu arbeiten.

• Sie sind zielstrebig, offen, ehrlich und für Wandel und Entwicklung im Unternehmen aufgeschlossen.
• Sie haben eine positive Ausstrahlung.
• Sie identifizieren sich mit Ihrem Aufgabengebiet.

• Sie denken und handeln zum Nutzen der Gemeinschaft und Umwelt.
• Exzellente Deutschkenntnisse, schriftlich wie mündlich, sind Voraussetzung.

Wir bieten:

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Festanstellung
• Eine Einarbeitung in die Strukturen, Inhalte und Abläufe unseres Unternehmens.
• Einen Wohlfühlarbeitsplatz mit Entwicklungschancen.
• Ein vielseitiges, abwechslungsreiches und verantwortungsstarkes Aufgabengebiet zwischen der flexiblen Zuarbeit zur Geschäftsführung und der Bewältigung von Aufgaben des Office Managements sowie von Vertriebsleistungen.
• Kurze Kommunikationswege und Unterstützung durch ein kollegiales, freundliches und überregional zusammenarbeiteten Team.
• Einstieg Ihrer Bruttoentlohnung liegt zwischen 2.200 Euro und 3.200 EUR, je nach Eignung, Erfahrungen, Qualität Ihrer Leistungen, Eigenständigkeit, Selbstverantwortlichkeit und Kompetenz.

Wer sind wir?

Wir sind eine systemische Unternehmensberatung, die soziologisch orientiert ist und bundesweit arbeitet. Wir entwickeln Unternehmen sowie deren Inhaber*innen und Führungskräfte weiter. Ziel ist es, die Unternehmungen krisensicher auf dem Markt zu platzieren. Außerdem bilden wir zum Business-Coach nach der SOMMER-Methode © aus und vermitteln die Ausbildungsteilnehmer nach dem 2. Ausbildungs- und Entwicklungsjahr als Referenten und Coaches weiter. Gerade befinden wir uns innerhalb der Ausweitungsphase Richtung Dänemark. Bis voraussichtlich Oktober 23 haben wir eine Geschäftsstelle in Berlin Weißensee. Geplant ist danach der Umzug in den Südwesten Berlins oder nach Potsdam.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bestehend aus einem kurzen Motivationsschreiben, Ihrem Lebenslauf (gerne mit Foto) und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum.

Ihre Bewerbung senden Sie bitte per E-Mail an die E-Mail-Adresse: bewerbung@institut-sommer.de.

Wir freuen uns sehr auf Ihre Bewerbung!

Ihr INSTITUT SOMMER-Team

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